2012年10月，第一次全国可移动文物普查拉开了帷幕。普查培训班结业后，我们在库房排架的基础上开展了普查工作。在进行文物信息
的过程中，逐渐积累了一些经验，也摸索出了一些便捷操作方法，我们称之为“除旧布新”。
一、EXCEL表格采集信息和v1.2.3模板信息采集与新模板的对接
在库房排架的过程中，我们通过EXCEL表格，采集了大量的文物信息，培训后，用v1.2.3模板继续进行信息采集。随后的厦门培训时，又对一些标准进行了调整。在普查工作中，我们不但要继续采集文物信息和影像资料，而且要按新的规范要求对之前采集的信息进行调整。在大量的实践和操作中，我逐渐摸索到了一些简洁方法，这里主要分为两类，第一类针对的主要是现有的EXCEL表格和v1.2.3模板中与新模板不相符的地方进行修改，第二类是对表格中年代和类别的批量修改。具体操作方法如下。
对第一类问题，主要分为以下几个方面，首先是文物命名。在旧的命名中，我们多采用传统的命名方式——器物通称，这与新的登陆规范“年代+特征+器物通称”不一致。我们可以采用一种简便的
，即“名称”列=“时代”列&“质地”列&“原名”列。如果藏品名称中带有质地，那就更为简单，即“名称”列=“时代”列&“原名”列。以EXCEL表格为例：“名称”列=“时代”列&“质地”列&原名列。需要注意的是名称这一列也就是B列必须设置成数值格式（文本格式不能应用），然后按ENTER键。第三步，把鼠标移到B3（“3”不是序号3）右下角，等到鼠标变成黑色十字时，单击左键，往下拖，就会得到“名称”。
v1.2.3模板的操作也如上所示。对于要加质地的表格，操作也如上，只不过名称那一列的公式“=时代列&质地&原名列”。
厦门培训时，表格信息变化最大的就是时代和类别，如果一一修改的话，显然很费事，但是如果把表格按年代或者类别排序，再进行修改，就可以节省很多时间。
同一时代的只需修改两个，然后拖住鼠标下拉就可以全部进行修改。对于类别的修改也是如此。
二、关于照片的命名
在可移动文物普查之前我们都做过珍贵文物采集，有按珍贵文物采集时的要求命名的照片，还有一些馆也可能已经按照旧的命名规范，对照片进行了命名。但是新规范下来后，显然旧命名的照片已经不符合要求，但是如果大量改动的话又就很费劲，那么如何批量的改正呢？这里我给大家推荐一款照片更名软件“拖把更名器”，其中的“添加”项即是对已有的文件名进行前后缀的添加，这里指的是同一拍摄方位的照片，以正视图为例。打开拖把更名器后，选择“添加”，然后点击“文件”，选择要改的图片所在的文件夹，按ctrl+A全部选中图片后，选中扩展添加前面的方框，在“文件名后添加”后面的方框内，写上需要添加的内容，如“-A-1”在这里指的是拍摄角度和照片顺序号。然后点击更名下面的红色对勾，操作就完成了。“删除”项刚好相反，此操作主要是对前缀或者后缀进行删除。软件中的替换按钮，可以按照新的规范要求批量的更改以前照片中的“拍摄角度”。
第二类是“布新”，主要针对批量照片的命名和文件夹的命名。因为各文物收藏单位的藏品基本上都是按照入库的先后顺序建档的，藏品登记号具有一定连续性，这样我们在信息采集以及影像资料采集时就有章可循。ACDSeePro6官方中文版这款软件就能够胜任批量命名照片和文件夹的重任，光影魔术手软件也能够对照片进行批量重命名。
用软件进行批量照片命名的操作必须在不影响藏品库房排架的情况下进行，可以是同一柜架甚至同一层。主要适用于同一时期、同一来源、登记号连贯的藏品，也适用于新征集的文物。
打开ACDSeePro6软件后，从左侧的对话框选择照片所在的文件夹，打开后选择想要修改的照片，按住CTRL键，鼠标单击选择你所要修改的照片，然后单击“批量”按钮，选择“重命名”。在模板下面的方框内输入所要改的号，如“GB032##”中的“GB032”是藏品登记号中不变的部分，“#”代表的是可变部分，一个“#”代表一个可变号。接下来看“开始于”下面的两个选项，固定值方框内填写藏品编号可变位的起始数，有几个“#”就写几位数，自动检测方框内固定填写为“任意少于照片总数的数字”，操作完成之后就会在右边的预览生成新命名的照片名称。
光影魔术手也可以完成批量照片命名。点击软件，从“浏览”处打开文件选择重命名，会出现对话框。模板下面的方框内“%sn2-A-1”是公式，“%sn”表示照片名称中的变量，后面的2指的是有两个变量，“-A-1”是后缀，指的是照片的拍摄方位和拍摄序号。还可以在%sn前面加上前缀，即不变量，如“GB072”，这样出来的照片名称就是以GB072开头的系列文件名。完成后点击确定，在对话框内填写照片的起始号，前面“%sn2”表示有两位变量，所以只能填写两位数，如起始数为11，则会生成GB07211开始的连续文件名。
根据新的操作规范，批量导入文物图片，导入的是图片文件夹。由于命名规则要求文件夹名称与文物藏品编号一致，这就需要建大量的文件夹，如果一一命名的话，就很费劲。我们同样可以依据藏品编号的连续性原则，批量地命名文件夹。打开ACDSeePro6软件，点开批量文件夹所在位置，全部选中，再点击批量按钮，选择重命名。和照片命名一样，在模板内填入新的文件名称即藏品编号，前部分代表不变量“#”代表可变量，固定值填写起始号。
以上操作方法能够节省很多时间，希望能够给大家带来方便。
摘自中国文物报 2014年7月22日3版 作者：王延丹
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